Datenschutzerklärung und AGBs Förderanträge

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Hier finden Sie Details zum Datenschutz und Umgang mit personenbezogenen Daten in den beiden elektronischen Einreichsystemen des WWTF 

• Submission System
• Funding Portal

Letzte Aktualisierung 21.6.2018

Nutzungsbedingungen für beide WWTF Einreichsysteme

Die Einreichung von Förderanträgen erfolgt (so nicht in den Ausschreibungsunterlagen anders definiert) erfolgt ausschließlich über die elektronischen Einreichsysteme. Es gibt keinen Anspruch auf Einreichung auf einem anderen Weg.

Die Nutzung der elektronischen Einreichsysteme und der Übertragung der Daten erfolgt auf eigene Gefahr und eigenes Übermittlungsrisiko.

Der WWTF behält sich vor, die Nutzung der elektronischen Einreichsysteme ohne Angabe von Gründen vorübergehend oder dauerhaft zu unterbinden.

Der WWTF behält sich vor, Änderungen der elektronischen Einreichsysteme ohne vorhergehende Information der NutzerInnen vorzunehmen.

Die vorübergehende Nichtverfügbarkeit von Diensten bzw. Daten bzw. der Verlust von Daten begründet keine Haftung durch den WWTF. Die NutzerInnen haben für die persönliche Sicherung der Daten Sorge zu tragen.

Die Nutzer*in haftet für die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten.

Die Einreichung von Förderanträgen ist ausschließlich über elektronischem Wege über unser Submission System / Funding Portal unter der Website funding.wwtf.at oder https://fundingportal.wwtf.at/ möglich. Anträge, die auf anderem Wege zu uns gelangen (postalisch oder via E-Mail) können nicht berücksichtigt werden und werden aus dem Begutachtungsprozess ausgeschieden.

Die Erhebung der Daten für die Forschungsförderungen findet – neben den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen – im Rahmen der gesetzlichen Grundlage durch das Forschungsorganisationsgesetz (FOG) statt. Dieses Gesetz bestimmt, welche personenbezogenen Daten für Tätigkeiten der Forschungsförderung erhoben werden dürfen. Durch das Gesetz ist es auch zulässig, Förderanträge an Dritte (insbesondere im EU-Ausland) zu Begutachtungszwecken weiterzugeben, da dieser Vorgang essenziell für die Qualitätssicherung im Entscheidungsverfahren ist.  Dieses Gesetz regelt auch, wie lange der WWTF Antrags- und Förderunterlagen aufbewahren darf.

Auch im Förderwesen ist der Grundsatz der Datenminimierung für den WWTF zentral. Das heißt, wir erheben im Förderwesen nur jene Daten, die für die mögliche Zuerkennung der Förderung und das vorhergehende Begutachtungsverfahren relevant sind. Sofern eine Förderung zuerkannt wird, geschieht dies auf Basis eines Fördervertrages zwischen Ihrer Institution und dem WWTF, der regelt, welche Daten im Zuge des Projektmonitorings bzw. -controllings erhoben und gespeichert werden.

Diese Datenschutzerklärung gilt für Webseiten und Dienste, die dem WWTF gehören und von ihm betrieben werden. Der WWTF hat keinen Einfluss auf Links, die von seinen Diensten ausgehen. Der WWTF verarbeitet personenbezogene Daten auf Servern in Österreich und in anderen Ländern. In einigen Fällen bearbeitet der WWTF personenbezogene Daten auf Servern außerhalb Ihres Landes. Möglicherweise verarbeitet der WWTF personenbezogene Daten weiter, um Ihnen seinen Service anzubieten.

Um etwaige Anfragen zu bearbeiten oder Ihre Fragen zu beantworten, können Emails oder sonstige Mitteilungen an den WWTF zur Verbesserung des Services gespeichert werden.

Registrierung für das Online Submission System

Um Förderanträge beim WWTF einreichen zu können, ist eine einmalige Registrierung im jeweiligen Einreichsystem notwendig. Dabei werden die Registrierungsdaten auf unseren Servern gespeichert. Die Registrierung dient ausschließlich dem Zweck der Antragstellung sowie der Autorisierung Ihres Zugangs zum Submission System; diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten können auch dazu dienen, mit Ihnen im Laufe des Antragsverfahrens Kontakt aufzunehmen. Sie können die Registrierungsdaten jederzeit selbst ändern. Wir behalten uns vor, Accounts, die nicht benutzt wurden, d.h. über die kein Förderantrag eingereicht wurde, nach drei Jahren zu löschen. Sie können sich aber jederzeit neu registrieren, sollte Ihr Account gelöscht worden sein. Sie können die Registrierung jederzeit löschen, indem Sie eine E-Mail (unter Angabe der E-Mail-Adresse, die mit dem Account verbunden ist) an office@wwtf.at schicken. Sofern über den Account bereits Förderanträge eingereicht wurden, hat dies zur Folge, dass der Antrag aus dem Begutachtungsverfahren ausscheidet. Besteht ein aufrechter Fördervertrag mit Ihnen, ist das Löschen des Accounts nicht möglich, da dadurch die im Vertrag definierten Pflichten der Fördernehmer*in nicht mehr erfüllt werden können. Daher kann ein Anspruch auf Löschung der Registrierungsdaten bei aufrechtem Fördervertrag zur Einstellung der Förderung bzw. Rückzahlung der bereits ausbezahlten Förderung führen. 

Daten, die bei Registrierung automatisch protokolliert worden sind, werden ohne Einwilligung der Nutzer*innen an Dritte nur übermittelt, soweit der WWTF gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet ist, oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur des WWTF zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. 

Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten im Zuge der Stellung eines Förderantrags

Bei Einreichung von Förderanträgen werden dem WWTF personenbezogene  Daten  übermittelt. Die Weitergabe an einen begrenzten Kreis von Dritten ist Voraussetzung für die sachgemäße Evaluierung der Förderanträge.

Die erhobenen Daten des elektronischen Submissionsystems / Funding Portal werden wie folgt genutzt:

Im Rahmen der Antragsstellung und des Entscheidungsverfahrens

Erhobene personenbezogene Daten:

• Daten des Projektkernteams: Name und akademischer Titel; Geschlecht; Geburtsjahr; Datum des Doktorats; Anstellungssituation an der Institution; Adresse und Kontaktdaten; ORCID; Rolle im Projekt; wissenschaftliche Kompetenzen in Bezug auf das Projekt; wissenschaftlicher Lebenslauf mit Publikationsliste; geplante Beteiligung am Projekt in % des VZÄ; geplante Gehaltskosten
• Weitere Teammitglieder: Name und akademischer Titel; Geschlecht; Geburtsjahr; Datum des Doktorats; Anstellungssituation an der Institution; geplante Beteiligung am Projekt in % des VZÄ; geplante Gehaltskosten
• Vorgeschlagene bzw. ausgeschlossene GutachterInnen

Art der Verarbeitung der Daten:

• Speicherung der eingereichten Förderanträge inklusive der personenbezogenen Daten auf den Servern des WWTF sowie Anfertigung von Druckversionen der Anträge.
• Verarbeitung der Antragsdaten zu statistischen Zwecken sowie zur Erstellung diverser Synopsen und Übersichten für die Abwicklung der Begutachtung.
• Evaluierung der eingereichten Anträge durch den WWTF (formal) sowie durch Dritte. Zu letzteren gehören Fachgutachter*innen, Mitglieder der Call-Jury sowie weitere Fachexpert*innen, die für die Bewertung der Anträge herangezogen werden. Dabei können Anträge auch in Länder außerhalb der EU versendet werden.
• Die jeweilige Call-Jury – die in der Regel aus Fachexpert*innen aus dem EU-Ausland / Nicht-EU-Ausland besteht – erhält vollumfänglich Zugang zu allen Förderanträgen, die vollständig und zeitgerecht eingereicht wurden, sowie zu daraus resultierenden Datenverarbeitungen – insbesondere den mit den Förderanträgen verknüpften Gutachten. Der Zugang erfolgt auf elektronischem Wege, ist passwortgeschützt und wird nach Ende des Entscheidungsverfahrens gesperrt.
• Für den Zweck des Abgleichs bezüglich Doppelförderungen können Anträge an weitere Förderorganisationen mit für den jeweiligen Call ähnlichem Förderprofil geschickt werden.
• Um wissenschaftliches Fehlverhalten wirksam erkennen zu können, werden eingereichte Anträge auf Plagiate geprüft. Für den Zweck der Plagiatserkennung nutzen wir den Service von Turnitin mit Sitz in den USA. Turnitin ist ein unter dem EU-US Privacy-Shield zertifiziertes Unternehmen.
• Die Daten werden außerhalb des oben definierten Kreises nicht oder nur mit expliziter Zustimmung der Antragsteller*innen weitergegeben.
• Daten, die ins Einreichsystem / Funding Portal eingegeben werden, aber nicht gültig eingereicht wurden (SubmitButton wurde nicht oder konnte nicht geklickt werden), werden frühestens nach Call-Einreichschluss bzw. spätestens 6 Monate danach unwiderruflich aus dem System gelöscht. Die Registrierungsdaten bleiben dabei erhalten, falls Sie für künftige Calls wieder einreichen wollen.

Bei Zustandekommen eines Fördervertrages

Der WWTF verfügt über ein elektronisches Berichtswesen, über das für in Förderung stehende Projekte auch personenbezogene Daten übermittelt werden. Der rechtliche Rahmen für die Übermittlung der Daten ist ein gültiger Fördervertrag. Diese Daten sind notwendig, um den Projektverlauf zu überprüfen sowie die Auszahlungen der Förderraten zu veranlassen.

Erhobene personenbezogene Daten:

• Projektteam: Name; akademischer Titel; Geburtsjahr; Datum des Doktorats; Personalkategorie; Anstellungstyp; Anstellungszeitraum im Projekt; Beschäftigungsausmaß im Projekt: Personalkosten
• Projektoutput: Publikationen; Karriereschritte; Förderungen und Preise; Kooperationen und Wissenstransferaktivitäten
• Foto der Projektleiter*in für die öffentliche Website des WWTF

Art der Verarbeitung der Daten:

• Speicherung der eingereichten Projektberichte inklusive der personenbezogenen Daten auf den Servern des WWTF sowie Anfertigung von Druckversionen der Berichte.
• WWTF internes Projektcontrolling und-monitoring.
• Zur Überprüfung des Projektfortschritts können in einzelnen Fällen auch externe GutachterInnen (aus dem EU- und Nicht-EU Ausland) herangezogen werden.
• Präsentation des Projekts auf der öffentlichen Homepage des WWTF. Nennung des Namens, der Institution sowie Link zur persönlichen Website von Mitgliedern der Kernteams. Sofern aus dem Projekt Open Access-Publikationen entstehen und/oder Medienberichte zum Projekt veröffentlicht werden, können diese auf der öffentlichen Homepage angezeigt werden. Die Darstellung der Projekte auf der Homepage ist auch nach Projektende zugänglich und dient dazu, deren Erfolge im Sinne einer positiven Öffentlichkeitsarbeit für die Forschung sichtbar zu machen.
• Der WWTF gibt nach Projektende den Projekten inhaltliches Feedback auf der Basis von Gutachten, die von Fachexpert*innen eingeholt werden. Dabei können Projektendberichte auch in Länder außerhalb der EU versendet werden. Für viele Calls wird das Feedback in Form einer öffentlichen Veranstaltung unter Anwesenheit der Projekte gegeben, zu der auch ehemalige Jurymitglieder eingeladen werden. Die Einladung zu dieser Veranstaltung an die Projektteams erfolgt anlassbezogen nach Projektende.  
• Bei der Personenförderung (Vienna Research Groups Programm) ist die Perspektive einer langfristigen Karriere ein essenzielles Ziel des Programms. Um dies - auch im Sinne der Geförderten - zu ermöglichen und zu überprüfen, gibt es nach einigen Jahren nach Projektbeginn einen Evaluierungsschritt durch die Host-Institution. Damit die Geförderten nicht durch eine zusätzliche Evaluierung von Seiten des WWTF belastet werden, koordiniert sich der WWTF mit der die Evaluierung durchführenden Host-Institution. Dabei werden zwischen WWTF und Host-Institution auch personenbezogenen Daten ausgetauscht.  

Wirkungsmessung und langfristige Qualitätssicherung

Der WWTF ist bemüht, seine Förderinstrumente an Wirkungen sowie den Bedürfnissen des Forschungsstandorts auszurichten. Um dies zu tun, speichert der WWTF die Berichtsdaten geförderter Projekte für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren nach Projektende. Dies ist notwendig, da sich in der Grundlagenforschung mögliche Wirkungen oft erst nach vielen Jahren bis Jahrzehnten realisieren. Dabei geht es nicht umWirkungen auf individueller Ebene, sondern um solche unserer Programme und des WWTF als Gesamtes.

 Erhobene personenbezogene Daten:

• Es werden dabei Daten genutzt, die über die Projekte im Rahmen des Berichtswesens dem WWTF übermittelt wurden. Zusätzlich können andere öffentlich zugängliche Datenquellen für die Wirkungsevaluierung genutzt werden (z.B. Publikationsdatenbanken). Des Weiteren behalten wir uns die Möglichkeit vor, weitere Daten von den geförderten Personen zu erheben. Dazu werden die vom WWTF geförderten Personen kontaktiert, über die Art der Erhebung informiert und um ein explizites Einverständnis gefragt. Um dies tun zu können, speichern wir die uns übermittelten Kontaktdaten der Geförderten.

Art der Verarbeitung der Daten:

• Die Daten werden verarbeitet, um daraus Erkenntnisse zu produzieren, die über die Wirkungen der Förderinstrumente des WWTF Auskunft geben. Dazu müssen die Daten auch personenbezogen verarbeitet werden. Es werden aber keinerlei Ergebnisse veröffentlicht oder in sonstiger Weise weitergegeben, die auf individuelle Personen Rückschlüsse ermöglichen. In der Regel sind diese Analysen/Studien im Sinne der Transparenz öffentlich abrufbar. 
• Die Datenverarbeitung geschieht einerseits durch die Geschäftsstelle des WWTF, andererseits können für bestimmte Auswertungen, die spezifischer Expertise bedürfen bzw. um die Unabhängigkeit der Evaluierung vom WWTF zu gewährleisten, Dritte beauftragt werden, entsprechende Analysen und Studien durchzuführen.  Dafür müssen (personenbezogene) Daten an diese Auftragsverarbeiter weitergegeben werden.

Auskunfts-, Widerspruchs- und Berichtigungsrecht  

Sie erhalten jederzeit ohne Angaben von Gründen kostenfrei Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (unter office@wwtf.at) .

Sie können jederzeit schriftlich (unter office@wwtf.at) die Löschung der Antragsdaten verlangen. Dies hat zur Folge, dass der Antrag unmittelbar aus dem Begutachtungsverfahren ausscheidet. Da Förderanträge in den meisten Fällen auch Kooperationspartner*innen beinhalten, werden durch die Löschung auch die Ansprüche Dritter verletzt. Für diesen Fall ist das Einverständnis aller Projektpartner*innen Voraussetzung.

Das Recht auf Richtigstellung kommt nur eingeschränkt zur Anwendung, sofern der Förderantrag bereits eingereicht wurde und sich in der Begutachtungsphase befindet. Vor der erfolgten Einreichung (vor Drücken des Buttons Submit im Submissionsystem) können die Daten durch die AntragstellerInnen jederzeit selbst geändert werden. Richtigstellungsansprüche gelten nicht für die inhaltlichen Teile des Forschungsantrages, sobald dieser definitiv eingereicht wurde; der Förderantrag kann aber jederzeit zurückgezogen werden. Die Daten werden in diesem Fall gelöscht. Sollte ein Richtigstellungsanspruch sich auf personenbezogene Daten beziehen, entscheidet die Geschäftsstelle, ob dies eine substanzielle Änderung des Forschungsantrags darstellt bzw. ob damit die Einreichbedingungen verletzt werden. Fehler gehen in diesem Fall zu Lasten der Antragssteller*in. Wir behalten uns vor, aufgrund eines Richtigstellungsanspruchs den betreffenden Förderantrag aus dem Begutachtungsverfahren auszuscheiden und zu löschen. 

Für Auskunfts-, Widerspruchs- und Berichtigungsrechte im Rahmen laufender Förderverträge gelten die Bedingungen im Fördervertrag. 

Einsatz von Cookies

Die WWTF Internetseiten verwenden an mehreren Stellen Cookies. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Browser auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Dabei werden die Daten ausschließlich in anonymer oder pseudonymer Form erhoben und gespeichert und erlauben keinen Rückschluss auf Ihre Person. Die meisten der vom WWTF verwendeten Cookies sind sogenannte Session Cookies.

In ihren Browsereinstellungen können Nutzer*innen festlegen, ob Cookies gesetzt werden dürfen oder nicht. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen des Einreichsystems / Funding Portal vollumfänglich genutzt werden können. Falls Nutzer*innen das Setzen von Session-Cookies nicht akzeptieren, gibt es keinen Anspruch auf die Möglichkeit, einen Förderantrag beim WWTF einzureichen.

Session Cookies sind für die Aufrechterhaltung unserer Services – etwa bei der Eingabe von Antragsdaten – unumgänglich und gewährleisten das technische Funktionieren des Systems. Session Cookies sind Cookies, die gelöscht werden, wenn Sie Ihre Browsersitzung beenden.

Der WWTF verwendet aktuell keinen Webanalyse-Dienst, der Cookies setzt, behält sich jedoch den künftigen Einsatz vor. In diesem Falle wird eine neue Datenschutzerklärung angezeigt werden.

Datensicherheit

Der WWTF setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre durch ihn verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen des WWTF werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Der WWTF kann jedoch den Schutz von Daten vor Abfangen, widerrechtlicher Verwendung, Missbrauch oder Änderung sowie vor zufälliger Offenlegung, vor Zugriff oder vor nicht autorisierten Handlungen Dritter nicht gewährleisten.

Änderung der Datenschutzerklärung

Der WWTF behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern, sofern er dies für zweckmäßig hält. Falls von Seiten des WWTF signifikante Änderungen vorgenommen werden, die sich auf die Nutzung oder die Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten auswirken, werden alle zumutbaren Anstrengungen unternommen werden, um Sie von den Änderungen zu unterrichten und den Nutzer*innen die Möglichkeit zum Widerruf ihrer Zustimmung zur Datenverwendung geben.

Gültigkeit und Aktualität der Datenschutzerklärung

Mit der Nutzung unseres elektronischen Einreichsystems / Funding Portal willigen Sie in die oben beschriebene Datenverwendung ein. Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen.